مدیریت بحران در کسب و کار یکی از مهارت‌های کلیدی است که همه مدیران باید آن را یاد بگیرند. از آنجایی که ممکن است هر کسب و کاری با بحران‌هایی مواجه شود، واکنش مدیران به بحران‌ها تعیین‌کننده موفقیت یا شکست سازمان است. در این شرایط مدیریت صحیح می‌تواند به افزایش سود و رونق کسب و کار منجر شود. در واقع بحران‌ها موجب ایجاد اختلال در فعالیت کارکنان و شرایط ناپایدار در سازمان می‌شوند، و این وظیفه مدیر است که با تصمیم‌گیری‌های مناسب و سریع، اوضاع را بهبود ببخشد و سازمان را به شرایط پایدار بازگرداند.
بنابراین برای موفقیت به عنوان مالک یک کسب و کار، باید برای پذیرش و مواجهه با این بحران‌ها آماده باشید و بتوانید به طور علمی و فعال با آن‌ها برخورد کنید. آمادگی و واکنش مناسب به بحران‌ها نه تنها به حفظ ثبات سازمان کمک می‌کند، بلکه می‌تواند فرصتی برای نوآوری و بهبود فرآیندها نیز باشد.
در این مقاله از مجله سایت شاهین شریعتی همراه ما باشید تا برای مدیریت بحران راهکارهایی اساسی به شما بدهیم و در این راستا با اقداماتی که در زمان مدیریت بحران باید انجام دهید، آشنا شوید.
دلایل به وجود آمدن بحران در سازمان‌ها
علت به‌وجود آمدن بحران در سازمان‌ها را می‌توان دلایل متعددی دانست؛ بحران‌هایی که می‌توانند تاثیرات منفی زیادی بر کارکنان، سازمان و مراجعان داشته باشند. یکی از اصلی‌ترین دلایل بحران‌ها، خرابی سیستم‌ها و ایجاد اختلال در بخش فن‌آوری هر سازمانی است، مانند اختلال در اینترنت، فساد نرم‌افزاری، و خطاهای رمز عبور که می‌توانند عملکرد روزانه سازمان را مختل کنند. همچنین تضاد و مخالفت میان کارکنان باعث ایجاد فضایی ناسالم و کاهش بهره‌وری می‌شود. تحریم‌ها، اعتصابات، و اختلافات نیز فشارهای زیادی بر سازمان تحمیل می‌کنند که مدیریت آن‌ها نیازمند تدابیر جدی است.
چرا داشتن برنامه‌های مدیریت بحران برای سازمان‌ها ضرورت دارد؟
داشتن برنامه‌های مدیریت بحران در سازمان‌ها اساسا یک اقدام استراتژیک است که در حفظ بقا و پیشرفت کسب و کار نقشی مهم ایفا می‌کند. در واقع واکنش مناسب به بحران‌ها، از جمله مهم‌ترین عواملی است که تعیین‌کننده سرنوشت یک سازمان است. بدون برنامه‌های مدیریت بحران، سازمان‌ها در معرض خطرات بیشتری قرار می‌گیرند و امکان دستیابی به اهدافشان به شدت کاهش پیدا می‌کند.
این برنامه‌ها، از جمله اقدامات پیشگیرانه، اعمال واکنش‌های فوری، مدیریت کمک‌های انسانی و مالی، ارتباطات عمومی و بازیابی بعد از بحران، تاکید بر تهیه و توسعه برنامه‌های مدیریت بحران را ضروری می‌سازد. ضمن اینکه برنامه‌های مدیریتی به سازمان‌ها و مدیران کمک می‌کنند تا بحران‌ها را به یک فرصت تبدیل کرده و از این فرصت برای بهبود فرآیندها، افزایش اعتماد مشتریان و تقویت موقعیت رقابتی خود بهره ببرند.
راهکارهای مدیریت بحران در کسب و کار
شناسایی بحران‌های پیشرو
شناسایی بحران‌های پیشرو از جمله گام‌های مهم در فرآیند مدیریت بحران در کسب و کار‌هاست. این فرآیند به مدیران امکان می‌دهد تا با تشخیص و شناسایی موارد مختلفی که ممکن است به عنوان بحران در آینده رخ دهند، برنامه‌های مدیریتی مناسب را طراحی و اجرا کنند. بحران‌های مختلفی از جمله بحران‌های مالی، پرسنلی، سازمانی، فناوری و طبیعی وجود دارند که هر یک نیازمند راهکارها و استراتژی‌های خاصی برای مدیریت و کنترل هستند. اقدام مربوطه به سازمان این امکان را می‌دهد تا با آگاهی از مواضع ضعف و نقاط قوت خود، به طور موثر‌تری برای پیشگیری از بحران‌ها و مدیریت بهتر آن‌ها عمل کند، که این امر می‌تواند به ارتقای عملکرد و پایداری کسب و کار کمک کند.
مشخص کردن تاثیرات بحران‌ها بر تجارت و سازمان شما
در زمان به‌وجود آمدن بحران‌های سازمانی، باید بدانید که کسب و کار شما چطور تحت تاثیر بحران‌های به‌وجود آمده قرار می‌گیرد. این تاثیرات ممکن است شامل ضرر در فروش، نارضایتی مشتریان، لکه دار شدن شهرت برند، افزایش هزینه‌ها و کاهش وفاداری مشتریان به برند شما باشد. با دقیق‌ترین تخمین ممکن از تاثیرات این بحران‌ها بر کسب و کار خود، می‌توانید زاویه احتمالی یک فاجعه را درک کنید و برای آن آماده باشید.
در نظر گرفتن اقدامات لازم مدیریتی با توجه به نوع بحران
به منظور مدیریت بحران در کسب و کار باید با روش‌های مدیریت بحران مختلف آشنا شوید و بر اساس نوع بحران موجود در شرکت خود، یکی از رویکردهای مناسب را انتخاب کنید. به عنوان مثال، ممکن است به مدیریت بحران پاسخگو نیاز باشد که در این حالت باید تیم‌های مدیریتی را برای پاسخگویی سریع به وقوع بحران آماده کنید و برنامه‌های اضطراری را اجرا کنید.
همچنین در صورتی که برنامه‌های پیشگیرانه برای جلوگیری از وقوع بحران مهم باشند، باید به ایجاد رویکردهایی برای شناسایی و کاهش خطرات واقعی پرداخته و اقدامات پیشگیرانه مناسبی را اجرا کنید. حتی در صورت وقوع بحران، استراتژی‌های بازیابی باید مدنظر قرار بگیرند تا بتوانید سریعا به مرحله بازیابی و بهبود فرآیندها و فعالیت‌های شرکت بپردازید. این انتخاب بر اساس بررسی دقیق و تحلیلی از نیازها و شرایط خاص شرکت شما صورت می‌گیرد تا بتوانید بهترین راهکارهای مدیریتی را برای مقابله با بحران‌ها انتخاب کنید.
مشخص کردن وظایف کارکنان در حل بحران‌ها
برای حل بحران‌ها اهمیت دارد که هر کسی که ممکن است در فرآیند حل بحران نقش داشته باشد، وظایف و مسئولیت‌های خود را بداند و اجرا کند. گروه این افراد می‌توانند از کارمندان با تخصص در زمینه‌های مختلف کسب و کار، منابع انسانی، روابط عمومی و حتی وکلا و مشاوره‌های کسب و کار تشکیل شوند. آموزش و آماده‌سازی این افراد برای ایفای نقش در مدیریت بحران از طریق جلسات، ارائه‌ها و گفتگوهای تخصصی از اهمیت بالایی برخوردار است.
توسعه و به‌روز کردن مداوم برنامه‌های مدیریت بحران
همانطور که شرکت شما در حال رشد و توسعه است، نیاز به توسعه و به‌روزرسانی مداوم برنامه‌های مدیریت بحران نیز احساس می‌شود. با افزایش تعداد کارمندان و تغییرات در ساختار سازمانی، ضروری است که برنامه‌های مدیریت بحران شما نیز با این تغییرات هماهنگ شوند. با بررسی دوره‌ای و به‌روزرسانی این برنامه‌ها، اطمینان حاصل می‌شود که سازمان شما همواره آماده مواجهه با بحران‌های جدید و تغییرات محیطی است. همچنین تحلیل نتایج برنامه‌های مدیریت بحران گذشته، به شما امکان می‌دهد تا اثربخشی اقدامات گذشته خود را ارزیابی کرده و در صورت لزوم تصمیم‌های بهتری برای مدیریت بحران‌های آینده بگیرید و برنامه‌های جدیدی را اجرا کنید.
جمع‌بندی نهایی
مدیریت بحران در کسب و کار نقشی تعیین‌کننده در بقا و رشد سازمان دارد؛ بحران‌ها که می‌توانند ناشی از نقص فناوری، فعالیت‌های مدیریت نشده کارکنان و… باشند، اغلب باعث اختلال در سازمان می‌شوند. نحوه واکنش مدیران به این بحران‌ها می‌تواند تاثیر مستقیمی بر اعتماد مشتریان و عملکرد کلی شرکت داشته باشد. بنابراین برای مقابله موثر با بحران‌ها، مدیران باید اطلاعات کافی داشته باشند و بتوانند بحران را در سه مرحله شناسایی، مدیریت و پس از بحران به درستی هدایت کنند. این فرآیند نه تنها به حفظ ثبات سازمان کمک می‌کند، بلکه فرصتی برای بهبود و نوآوری فراهم می‌آورد.
در مجموع، مدیریت بحران برای سازمان‌ها نیازمند آمادگی، دانش و واکنش سریع و مناسب است، که در این راستا می‌توانید مشاوره کسب و کار را از تیم شاهین شریعتی بخواهید تا در تمام فرآیند رشد کسب و کار و مدیریت صحیح بحران‌ها مشاوران حرفه‌ای همراه سازمان شما باشند.